1. Verantwortlicher

Upforged LLC
30 N Gould St, STE R, Sheridan, WY 82801, USA
E-Mail: legal@akol.ai
Website: https://akol.ai

2. Datenschutzbeauftragter

E-Mail: dpo@akol.ai
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt, der für alle Anfragen im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten zur Verfügung steht.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Kontexten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Unternehmensinformationen
• Telefondaten: Telefonnummern, Anrufdauer, Anrufrichtung (eingehend/ausgehend)
• Sprachaufnahmen: Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte (sofern aktiviert und mit Einwilligung)
• Nutzungsdaten: Anrufminuten, Funktionsaufrufe, Dashboard-Aktivität
• Zahlungsdaten: Werden ausschließlich von Stripe verarbeitet, wir speichern keine Kreditkartendaten
• Technische Daten: IP-Adressen, Browser-Typ, Geräteinformationen, Cookies

4. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Gesprächsaufzeichnung, Marketing-Cookies, Newsletter
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Kontoverwaltung, Bereitstellung des KI-Telefondienstes, Abrechnung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung: Steuerliche Aufbewahrungspflichten, Telekommunikationsrechtliche Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen: Sicherheitsmaßnahmen, Betrugserkennung, Dienstverbesserung, Analyse

BDSG § 26: Soweit wir Daten von Beschäftigten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein (Auswahl):

Die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter finden Sie unter Sub-Processors (EN).

6. Internationale Datenübermittlung

Da wir als US-Unternehmen Daten in den USA verarbeiten, erfolgt eine Datenübermittlung in ein Drittland. Diese Übermittlung ist abgesichert durch:

• EU-US Data Privacy Framework (DPF) — soweit der Empfänger zertifiziert ist
• Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

7. Speicherdauer

• Kontodaten: Bis zur Kontolöschung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Anrufprotokolle: 90 Tage (Standard), konfigurierbar pro Plan
• Gesprächsaufzeichnungen: 30 Tage (Standard), bis zu 365 Tage (Business-Plan)
• Zahlungsdaten: Gemäß steuerrechtlichen Vorgaben (10 Jahre, § 147 AO)
• Logdateien: 30 Tage

8. Cookies und Tracking (TTDSG § 25)

Gemäß TTDSG § 25 setzen wir nicht-essentielle Cookies (z.B. Google Analytics, Microsoft Clarity) nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein. Essentielle Cookies (Session, Authentifizierung) werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt.

Sprachauswahl per IP-Geolokalisierung: Beim ersten Seitenaufruf bestimmen wir anhand Ihrer IP-Adresse das wahrscheinliche Herkunftsland (z.B. DE, AT, CH), um die passende Sprachversion der Website vorzuschlagen. Die Zuordnung erfolgt lokal über eine offline MaxMind-Datenbank — Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermitteltund nicht dauerhaft gespeichert. Lediglich der zweistellige Ländercode (z.B. "DE") wird für einen Tag in einem Cookie (AKOL_GEO) abgelegt, damit der Vorschlag nicht bei jedem Seitenaufruf neu berechnet werden muss. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der richtigen Sprachversion). Sie können jederzeit die englische oder deutsche Version über den Sprach-Umschalter wählen; Ihre Wahl wird dann im Cookie NEXT_LOCALE für 180 Tage gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie (EN).

9. KI-Verarbeitung und automatisierte Entscheidungen

Unsere KI-Telefonagenten verarbeiten Sprachdaten in Echtzeit:

• Sprache-zu-Text (Deepgram) — Transkription des Gesprochenen
• Sprachverständnis (OpenAI/Groq) — Interpretation und Antwortgenerierung
• Text-zu-Sprache (ElevenLabs) — Sprachausgabe

Es werden keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO getroffen, die rechtliche Wirkung entfalten oder den Anrufer in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Der KI-Agent gibt keine rechtsverbindlichen Zusagen ab.

Weitere Informationen: KI-Transparenzhinweis.

10. Anrufaufzeichnung (StGB § 201)

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist in Deutschland nach § 201 StGB nur mit Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer zulässig. Unser System:

• Informiert den Anrufer zu Beginn des Gesprächs über die Aufzeichnung
• Beginnt die Aufzeichnung erst nach der Ankündigung
• Ermöglicht Unternehmern, die Aufzeichnung komplett zu deaktivieren
• Speichert Aufzeichnungen verschlüsselt mit konfigurierbarer Aufbewahrungsdauer

Weitere Informationen: Telekommunikations-Compliance.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Widerruf der Einwilligung: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

12. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.

Eine Liste der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
E-Mail: dpo@akol.ai
Antwortzeit: In der Regel innerhalb von 30 Tagen.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter dieser URL abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.